Valeria Gutiérrez Asociada Costa Rica E-mail
Recientemente, la Asamblea Legislativa aprobó la Ley N.º 10840, “Ley para la Armonización del Código de Comercio y el Fortalecimiento del Poder Especial”, mediante la cual se reforman los artículos 98 y 146 del Código de Comercio. A través de dicho proyecto de ley, la normativa busca modernizar los mecanismos por los cuales se representa a las sociedades en las asambleas correspondientes, específicamente para micro, pequeñas y medianas empresas (PYMES), así como pequeños y medianos productores agropecuarios (PYMPAS).
Dicha reforma, introduce cambios en la forma en que los socios podrán ejercer su derecho de voto, lo cual impactará la dinámica de gobernanza y práctica societaria en el país, implicando la revisión de estructuras societarias y prácticas internas en las empresas, con el fin de que la delegación del voto por parte de los socios se realice de forma adecuada y conforme a la ley.
Como dicho anteriormente, los principales cambios que introduce la ley consisten en las formas de representar el capital de los socios en Reuniones de Cuotistas (para Sociedades de Responsabilidad Limitada) y en Asambleas de Cuotistas (para Sociedades Anónimas), limitando ahora, el uso de las cartas poder para estos actos.
Si bien la ley Ley N.º 10840, busca simplificar ciertos mecanismos, su implementación podría generar efectos aversos en la gestión corporativa de muchas empresas, especialmente aquellas con socios que residen fuera de Costa Rica. Esto, al limitar el uso de cartas poder, las cuales han sido utilizadas históricamente como herramienta en la práctica corporativa, con el fin de facilitar la representación de los socios en las reuniones o asambleas correspondientes.
Aun cuando, la normativa mantiene la posibilidad de que los socios sean representados por medio de apoderados especiales, apoderados generales o generalísimos para ejercer su derecho al voto en dichos eventos, ahora las PYMES y PYMPAS, podrán autorizar a un tercero (socio o no), para representar a los socios mediante un poder especial otorgado para cada acto en específico.
Este mandato requiere de características puntuales con las cuales se debe cumplir para que el mismo sea válido. Entre ellas, la firma autógrafa del socio, la autenticación de un abogado y la posible apostilla del documento, en caso de ser firmado en el extranjero.
En la práctica-especialmente para aquellas sociedades vinculadas a socios extranjeros o personas que residen fuera del país- esto podría resultar problemático en situaciones en las que se deban celebrar asambleas con cierto grado de urgencia o frecuencia, ya que el proceso para otorgar el mandato especial, requerirá de una logística mayor, como por ejemplo: i) la necesidad de obtener firmas extranjeras para estos actos y la coordinación que esto conlleva; ii) el incremento en costos administrativos y legales; iii) La organización y preparación de asambleas o reuniones con mayor tiempo de anticipación; iv) Los posibles atrasos en decisiones corporativas; y v) El mayor cuidado en la validación de cada poder especial otorgado.
Pese a que esta reforma busca simplificar y colaborar con ciertos sectores, desde el punto de vista de gobernanza corporativa, este cambio podría introducir una rigidez adicional para otro grupo significativo de Accionistas/Cuotistas, causando demoras en procesos, generando mayor dependencia a estructuras más formales de poderes previamente utilizados y la dificultad de una participación efectiva de socios no residentes en Costa Rica.
En consecuencia, la Ley para la Armonización del Código de Comercio y el Fortalecimiento del Poder Especial, requerirá que las empresas deban revisar sus mecanismos de representación y ajustar sus procedimientos internos con el fin de poder cumplir con los nuevos requisitos establecidos por ley.
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