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En virtud de la normativa sobre Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales en Costa Rica, las personas jurídicas y otras estructuras jurídicas domiciliadas en el país, los administradores de recursos de terceros a favor de sus clientes, las organizaciones sin fines de lucro y los fideicomisos privados, incluyendo los fideicomisos extranjeros que realizan actividades en Costa Rica, deben declarar y presentar la información de sus beneficiarios finales en el sistema de Central Directo, creado y administrado por el Banco Central de Costa Rica.
Esta obligación tiene varios años vigente en Costa Rica y si bien no se ha mantenido incólume y ha sufrido distintas varias, es mediante el Decreto Ejecutivo N° 44390-H, publicado en marzo de 2024, que se emitió un nuevo Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), el cual como consecuencia derogó el anterior reglamento, emitido el 5 de abril de 2018 mediante el Decreto Ejecutivo N° 41040-H, que hasta ese entonces había reglamentado el funcionamiento de este Registro.
El nuevo Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales trae consigo importantes cambios que buscan fortalecer la transparencia y la rendición de cuentas en las estructuras empresariales y de entidades públicas. Los sujetos obligados y sus representantes legales deben estar atentos a las modificaciones y asegurarse de cumplir con las nuevas disposiciones para evitar posibles y futuras contingencias legales.
Los principales cambios introducidos son:
1.Periodo de Declaración Ordinaria
A través de la resolución conjunta de alcance general número MH-DGT-RES-0016-2024 del 24 de junio de 2024, la Dirección General de Tributación y el Instituto Costarricense sobre Drogas modificaron nuevamente el período dentro del cual los sujetos obligados deben cumplir con la declaración ordinaria del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales para el año 2024. En esta ocasión, la declaración deberá ser enviada en el período comprendido entre el 1 y el 31 de octubre, ambos inclusive, sustituyendo la obligación de realizarlo el mes de julio, como había sido previamente establecido.
2.Ampliación de Sujetos Obligados
Se incorporan como nuevos sujetos obligados al suministro de información:
- Empresas públicas estatales
- Empresas públicas no estatales
- Entes públicos no estatales.
Lo anterior, en el tanto dichos sujetos tengan participación de personas físicas o jurídicas privadas en su capital social.
3.Poderes para la presentación de las declaraciones
Se elimina la posibilidad de que apoderados especiales de los sujetos obligaciones presenten las declaraciones y, en casos excepcionales y justificados, podrán hacerlo sus apoderados generalísimos. Esta normativa se encuentra actualmente suspendida, en virtud de que, el 19 de abril de 2024, el Tribunal Contencioso Administrativo acogió una solicitud de Medida Cautelar Provisionalísima presentada por el Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica contra el Estado, ordenando la suspensión provisional del párrafo tercero del artículo 5 del nuevo Reglamento. En virtud de esto, la declaración ordinaria de este año podrá presentarse, al igual que en años anteriores, mediante un apoderado especial, salvo que el Tribunal resuelva lo contrario antes del mes de julio.
4.Verificación y Validación de Información
Se establece la obligación del responsable del suministro de información de verificar y validar la veracidad de toda la información que se suministre al RTBF. Además, deben realizarse las acciones necesarias para identificar plenamente a los beneficiarios finales. Lo anterior, mediante la realización de los actos de debida diligencia necesarios para obtener la información que identifique la estructura accionaria y la identidad de los participantes del sujeto obligado, así como, manteniendo la documentación soporte pertinente que respalde dicha declaración.
5.Conservación de Documentos
La información, registros y documentos que respalden la debida diligencia realizada por el responsable, debe conservarse y estar disponibles de manera inmediata, precisa y actualizada para atender cualesquiera procesos de auditoría y supervisión realizadas, por un periodo de 5 años a partir de la fecha en que se registre y envíe la última declaración.
6.Determinación de Beneficiarios Finales
Se establecen disposiciones detalladas sobre la determinación de los beneficiarios finales de las personas jurídicas y los demás sujetos obligados a reportar información. Siendo clasificados por este Registro, como beneficiarios finales a quienes tienen control directo o indirecto en el capital social, derechos de voto mayoritarios, la capacidad de designar o cesar órganos de administración, o control sobre la persona jurídica por cualquier mecanismo. En ausencia de identificación, el beneficiario final será un directivo o representante superior. Exceptuando lo anterior, el caso de los fideicomisos, en el cual los beneficiarios finales son todas las partes involucradas, es decir, fideicomitente, fideicomisario y fiduciario, y para las organizaciones sin fines de lucro, son las personas con cargos directivos o gerenciales.
7.Información requerida de Beneficiarios Finales
El sujeto obligado deberá declarar la información personal que permita identificar a sus beneficiarios finales y/o estructuras jurídicas que formen parte de su cadena accionaria y en el tanto sean extranjeras, hasta identificar a los beneficiarios finales. La omisión de presentar información sobre algún beneficiario final resultará en el incumplimiento por parte del obligado de la presentación del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales.
Ahora bien, cuando no se puedan identificar los beneficiarios finales de entidades jurídicas extranjeras tras agotar las acciones reglamentarias, se presumirá que el beneficiario final es el administrador en Costa Rica. El responsable debe declarar bajo juramento las gestiones realizadas y las limitaciones encontradas, guardando esta documentación para la Dirección General de Tributación y el Instituto Costarricense sobre Drogas. La declaración jurada debe incluir documentos de respaldo, como certificaciones de autoridades extranjeras o cualquier otro documento certificado, que deben estar consularizados o apostillados y, si es necesario, traducidos.
Preguntas y Respuestas Frecuentes sobre el RTBF
¿Qué es el RTBF?
Respuesta: El RTBF es el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, una herramienta que busca identificar a las personas físicas que poseen o controlan como beneficiarios finales a las personas jurídicas en Costa Rica. Este registro es administrado por el Banco Central de Costa Rica.
¿Cuál es el objetivo del RTBF?
Respuesta: El objetivo principal es prevenir y combatir el lavado de dinero, el financiamiento del terrorismo y otras actividades ilícitas al proporcionar transparencia sobre los beneficiarios finales de las personas jurídicas.
¿Quiénes están obligados a presentar la declaración de RTBF?
Respuesta: Todas las personas jurídicas y estructuras jurídicas domiciliadas en Costa Rica, incluyendo sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, y otras formas legales, como fideicomisos nacionales y extranjeros con actividad en el país, organizaciones sin fines de lucro, administradores de recursos de terceros y ahora también empresas públicas estatales, empresas públicas no estatales y entes públicos no estatales que tengan participación de personas físicas o jurídicas privadas en su capital social, deben presentar la declaración de RTBF.
¿Cómo se presenta la declaración de RTBF?
Respuesta: La declaración se presenta de forma digital a través de la plataforma tecnológica de Central Directo del Banco Central de Costa Rica, utilizando un certificado de firma digital. Esta solo podrá ser realizada por el representante legal inscrito y en casos excepcionales y justificados por un apoderado generalísimo. Anteriormente, se permitía presentar dicha declaración mediante un apoderado especial, pero está pendiente la determinación de si se podrá hacer la presentación con poder especial o no. Sin embargo, de momento sí se permitirá para la declaración de julio de 2024, en virtud de la Medida Cautelar Provisionalísima presentada por el Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica al Tribunal Contencioso Administrativo, en el tanto este no se pronuncie diferente antes de dicho periodo.
¿Qué información debe incluir la declaración de RTBF?
Respuesta: La declaración debe incluir información detallada sobre los beneficiarios finales de la entidad, es decir, las personas físicas que directa o indirectamente poseen o controlan un porcentaje significativo del capital social o de los derechos de voto. Igualmente, en el caso de contar la estructura accionaria con personas jurídicas extranjeras, se deberá detallar la información de estas estructuras jurídicas, así como determinar su capital social y cadena accionaria, hasta identificar a los beneficiarios finales.
¿Cuál es la periodicidad de la declaración de RTBF?
Respuesta: La declaración debe presentarse de forma ordinaria una vez al año y usualmente en abril, salvo que se prorrogue o extienda el plazo. Así mismo, se presentará de manera extraordinaria cuando sea necesario y cualesquiera veces, cada vez que se dé un cambio de control o participación en los accionistas directos o beneficiarios finales, que iguale o supere el 15%.
¿Qué sucede si no se presenta la declaración de RTBF?
Respuesta: La omisión en la presentación de la declaración puede resultar en sanciones administrativas y económicas, además de la posibilidad de que la entidad quede inhabilitada para realizar ciertos trámites legales y financieros ya que como consecuencia paraliza la operación de la entidad ante el Registro Nacional de Costa Rica. Dentro de estas sanciones económicas, al sujeto obligado que incumpla con la presentación de la declaración de RTBF se le impondrá una multa del 2% de los ingresos brutos del impuesto sobre la renta, la cual tiene un mínimo de 3 salarios base y puede llegar a un máximo de 100 salarios base.
¿Qué medidas de seguridad se implementan para proteger la información del RTBF?
Respuesta: La información en el RTBF está protegida por medidas de seguridad tecnológicas y legales, garantizando la confidencialidad y el uso adecuado de los datos proporcionados. Igualmente, el Reglamento establece y ordena a los funcionarios que tengan acceso a la información del RTBF a guardar la confidencialidad de la información durante la relación con este registro y aún después de finalizada. El incumplimiento de este deber será considerado una falta y será sancionado con lo dispuesto en la normativa interna de la respectiva institución.
¿Quién puede acceder a la información del RTBF?
Respuesta: Solo las autoridades competentes, como la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF), el Ministerio de Hacienda y otras entidades reguladoras, pueden acceder a la información del RTBF con fines de supervisión y control.
¿Qué es un beneficiario final?
Respuesta: Un beneficiario final es una persona física que posee o controla, directa o indirectamente, un porcentaje significativo del capital social, derechos de voto y que posee, controla o se beneficia de una persona jurídica o estructura jurídica, y quien ejerce la propiedad y el control efectivo final de estas entidades.
¿Qué documentos se necesitan para completar la declaración de RTBF?
Respuesta: Se requiere la cédula de identidad o pasaporte de los beneficiarios finales, así como información sobre la estructura de propiedad de la entidad. Asimismo, en caso de existir entidades extranjeras dentro de la estructura accionaria es requerido contar con la documentación soporte que pueda comprobar la existencia y vigencia de estas en su respectiva jurisdicción.
¿Qué pasa si se declara información incorrecta en el RTBF?
Respuesta: La declaración de información incorrecta puede acarrear sanciones y la obligación de corregir la información dentro de un plazo establecido por las autoridades.
¿Cómo se corrige la información del RTBF si hay errores?
Respuesta: Las correcciones deben realizarse a través de la misma plataforma tecnológica del Central Directo del Banco Central de Costa Rica, mediante una declaración correctiva que deberá realizar el responsable, siguiendo el procedimiento indicado para modificaciones y actualizaciones.
¿Qué sucede si una persona jurídica no tiene beneficiarios finales identificables?
Respuesta: En este caso, se debe declarar a las personas físicas que ocupan puestos de alta dirección en la entidad, como los miembros de la Junta Directiva; siempre y cuando se cuente con la documentación soporte correspondiente que respalde y justifique la imposibilidad de declarar a los beneficiarios finales.
¿Se requiere asistencia profesional para completar la declaración de RTBF?
Respuesta: No es obligatorio, pero puede ser recomendable buscar asistencia profesional, como la de un abogado o contador, para asegurar el correcto cumplimiento de las obligaciones de declaración, en virtud de que la plataforma de Central Directo se encuentra en constante cambio y solicita información personal indispensable que podría ser conveniente obtener con anticipación a la declaración.