Adriana Castro
Socia - Costa Rica
El tráfico mercantil requiere agilidad para funcionar correctamente. Esto implica evitar formalidades innecesarias que, lejos de aportar seguridad jurídica, pueden convertirse en obstáculos para la actividad de las sociedades.
Sin embargo, probablemente por el traslape entre figuras del derecho civil y comercial, cada vez más se ha ido instalando la idea de que el exceso de formalismo protege. Bajo esa premisa, hemos visto una serie de reformas que buscan una supuesta mayor seguridad jurídica, pero que en la práctica terminan generando complicaciones para la operación de las sociedades y, en última instancia, afectan la competitividad del país. La más reciente es la eliminación de la carta poder para la celebración de asambleas de accionistas.
En Costa Rica existen distintas figuras de mandato, como el especialísimo, el especial, el general, el generalísimo (limitado o ilimitado) y el judicial, mediante las cuales una persona puede representar a otra para llevar a cabo determinados actos. Cada una tiene sus propias formalidades y regulación. No obstante, el Código de Comercio preveía que, para efectos de representar a un socio en una asamblea de cuotistas o de accionistas, bastaba una carta poder.
Esta figura, utilizada tradicionalmente en la práctica mercantil (incluyendo su uso histórico en procesos concursales), tenía menos formalidades que los poderes y, además, permitía mayor discrecionalidad al representante. Esto no era casualidad: cualquier persona que haya participado en una asamblea sabe que rara vez estas se desarrollan estrictamente conforme al orden del día, y que con frecuencia surgen temas o matices no previstos. En ese contexto, la carta poder resultaba idónea, ya que permitía una representación efectiva y flexible en el órgano supremo de las sociedades.
Con la aprobación de la Ley N.º 10840, se elimina la figura de la carta poder y se exige que la representación en asambleas se realice mediante poder especial. Si bien en apariencia podría tratarse de un cambio menor, en tanto el poder especial es también una forma de mandato, en la práctica implica una pérdida significativa de agilidad, especialmente en sociedades con socios extranjeros.
En primer lugar, el poder especial ha evolucionado hacia una figura cada vez más formalista, en parte como respuesta a abusos en otros ámbitos, particularmente en materia inmobiliaria. Como regla general, el apoderado solo puede realizar los actos expresamente autorizados, lo que limita su margen de actuación. Esto es problemático en el contexto de una asamblea, donde es indispensable cierto grado de discrecionalidad para adaptarse a la dinámica de la discusión y a la formación de consensos. La exigencia de poderes especiales podría rigidizar innecesariamente las posiciones dentro de las asambleas.
Por otro lado, la carta poder podía, en la práctica, ser autenticada de forma más sencilla (incluso mediante testigos). En contraste, el poder especial, y la reforma en particular, plantean interrogantes relevantes sobre sus requisitos formales. La reforma no es del todo clara respecto al tipo de autenticación requerida, aunque hace referencia a la autenticación por abogado. Esta ambigüedad genera tensiones con otras normas sobre autenticación de documentos. En el caso de socios en el extranjero, esto puede traducirse en la necesidad de obtener autenticaciones notariales o legales en la jurisdicción de origen y, posteriormente, apostillar el documento para su uso en Costa Rica. Si se toma en cuenta que los plazos de convocatoria a asambleas suelen oscilar entre 8 y 15 días según la ley, es perfectamente posible que estos trámites excedan dichos plazos, generando en la práctica la imposibilidad de participación de ciertos socios.
Adicionalmente, el poder especial debe cumplir con formalidades derivadas del Código Civil y del Código Procesal Civil, lo que puede generar incertidumbre para las sociedades al momento de verificar la validez de la representación. En contextos internacionales, esto puede incluso implicar la necesidad de analizar el cumplimiento de requisitos bajo leyes extranjeras, aumentando la complejidad operativa. El resultado es que las sociedades asumen cargas adicionales para validar la representación de sus propios socios.
Las alternativas, como el otorgamiento de poderes generales o generalísimos, tampoco son necesariamente eficientes. Su otorgamiento e inscripción puede exceder los plazos de convocatoria y no resuelven escenarios en los que el apoderado designado no pueda asistir a una asamblea específica.
Lo más llamativo es que la carta poder, como práctica mercantil consolidada, no generaba problemas relevantes. Como en cualquier figura jurídica, podían existir abusos, pero la solución a estos no es eliminar el mecanismo, sino sancionar el uso indebido de forma eficaz.
Si bien lo ideal sería reconsiderar la eliminación de la carta poder, en el corto plazo será fundamental que la interpretación de la norma y su eventual reglamentación introduzcan criterios de flexibilidad en los requisitos aplicables a los poderes especiales en materia mercantil. En esa línea, resulta clave permitir de forma expresa la autenticación por abogado, facilitar el uso de firmas digitales y simplificar los mecanismos de verificación de la representación.
En este contexto, resulta positivo que el Registro de Personas Jurídicas, mediante la Circular DPJ-003-2026, haya aclarado que no corresponde al Registro calificar la representación de los participantes en asambleas cuando esta se acredita mediante poderes. Este criterio constituye un primer paso en la dirección correcta, al evitar que la calificación registral se convierta en una barrera adicional. Sin embargo, no resuelve los problemas prácticos asociados a la obtención y formalización de los poderes especiales.
En definitiva, esta reforma evidencia un problema más amplio: la tendencia a regular partiendo de la desconfianza, imponiendo cargas adicionales a quienes actúan correctamente, en lugar de enfocarse en sancionar los abusos. Es necesario que la reglamentación y la interpretación busquen darle flexibilidad en la práctica a la regulación.
El Derecho Mercantil requiere agilidad para cumplir su función. Perderla tiene un costo.
Y, en este caso, ese costo puede ser mayor que el problema que se pretendía resolver.