Diego Quiros Associate Costa Rica E-mail
La fusión de sociedades constituye un mecanismo jurídico mediante el cual dos o más sociedades se integran en una sola, ya sea por absorción (una de las sociedades involucradas absorbe a las restantes) o por creación de una nueva sociedad. Ambas modalidades implican la extinción de la personalidad jurídica de las sociedades absorbidas, así como la asunción de sus activos, pasivos, derechos y obligaciones por parte de la sociedad prevaleciente.
En el caso de entidades económicamente activas, el proceso de fusión implica el cumplimiento de varios hitos en materia corporativa, tributaria, operacional, regulatoria, laboral y de tenencia registral de activos. A continuación, se abordan estos principales hitos y consideraciones prácticas para garantizar una transición ordenada, en cumplimiento pleno de la normativa costarricense.
- Revisión previa de contratos activos y permisos
Antes de formalizar cualquier paso de la fusión, es indispensable realizar una revisión exhaustiva de los contratos activos de las sociedades involucradas, con el fin de identificar:
a- Cláusulas restrictivas o limitativas de una eventual fusión, que impliquen la necesidad de obtención de autorizaciones por parte de contrapartes contractuales de forma previa a la fusión.
b- Disposiciones que requieran implementar notificaciones contractuales derivadas de la fusión, de forma previa o posterior a su operación.
En el caso de entidades supervisadas por autoridades gubernamentales o sujetas a regulación especial en virtud de su giro de negocio, es recomendable realizar una revisión regulatoria adicional para cumplir con todos los requerimientos aplicables.
- Firma de documentos relevantes y publicación de aviso
El proceso formal de fusión inicia con la suscripción de un acuerdo de fusión, el cual debe ser posteriormente ratificado por medio de asambleas de socios de las sociedades involucradas.
El acta correspondiente a la asamblea de la sociedad prevaleciente debe contener una modificación de los estatutos sociales afectados por la fusión, e incluir, como mínimo, un aumento en su capital derivado de la suma de los capitales sociales de cada sociedad involucrada. En caso de que la sociedad o sociedades absorbidas sea propiedad, enteramente, de la sociedad prevaleciente, es posible no aumentar su capital social como resultado de la fusión, pero dicha situación debe consignarse expresamente en el acta correspondiente.
Si la fusión pactada resultará en la creación de una nueva entidad jurídica, las asambleas de autorización deberán incluir los estatutos sociales deseados para dicha nueva sociedad.
Una vez celebradas las asambleas de autorización de la fusión y protocolizadas sus actas a través de un notario público, debe publicarse un aviso de la fusión en el diario oficial La Gaceta. Cualquier parte interesada puede oponerse a la fusión durante el mes siguiente a la publicación del aviso, oposición que suspenderá la operación de la fusión hasta tanto: (i) un juez determine que los derechos del interesado están siendo garantizados efectivamente, o (ii) se declare sin lugar dicha oposición.
- Eficacia contable y patronal
La fusión será efectiva, para efectos de terceros, en el momento en que se alcance su inscripción registral. Puesto que los procesos contables y de manejo de personal tienden a alinearse con los inicios o finales de mes, es posible fijar, en los documentos de fusión, una fecha de eficacia contable y patronal anterior, pero cercana, a la fecha efectiva estimada, cuando la fusión no resulte en una nueva sociedad sino simplemente en la absorción por parte de una de las sociedades involucradas. La determinación de esta fecha de eficacia contable no tiene efectos tributarios, sino meramente internos, ya que, para el cierre tributario, se tomará en consideración únicamente la fecha de inscripción de la fusión.
Es posible, por ejemplo, establecer que, si la fecha efectiva estimada será el día 10 del mes, la fecha de eficacia contable será el primer día de dicho mes. De esta forma, es posible realizar el cierre contable de la sociedad o sociedades absorbidas, así como el cierre de su planilla y traslado de los empleados a la planilla de la entidad prevaleciente, en una fecha cercana a la fecha de inscripción, pero ajustada a los requerimientos operacionales de las sociedades.
- Inscripción registral y actualización de documentos corporativos
Para que la fusión sea plenamente efectiva, debe someterse a evaluación registral la escritura notarial mediante la cual se protocolizan las actas de autorización de la fusión de todas las sociedades involucradas. Dicha presentación puede realizarse en cualquier momento a partir de la celebración de las asambleas de autorización de la fusión.
Para alcanzar la inscripción registral, es necesario que haya transcurrido el plazo de oposición a la fusión detallado en la sección 2. Por consiguiente, en caso de presentarse la escritura antes de transcurrido el plazo de un mes desde la publicación en La Gaceta, esta no será inscrita por el Registro Nacional hasta completarse dicho plazo.
Una vez inscrita la fusión ante el Registro Nacional, corresponde actualizar los documentos corporativos de cada sociedad:
a- Cierre de libros legales de la sociedad o sociedades absorbidas.
b- (i) Apertura de libros legales de la nueva sociedad, en caso de no ser una fusión por absorción; o (ii) inclusión de un nuevo asiento en el registro de sociosde la sociedad prevaleciente, para documentar el aumento de capital y nueva distribución de este, de ser aplicable.
c- Emisión de certificados representativos de capital, de conformidad con la distribución actualizada del capital de la nueva sociedad, o de la sociedad prevaleciente, según sea el caso.
- Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales
Al completarse registralmente la fusión, corresponde a la entidad resultante completar una declaración ante el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales. Esta declaración deberá ser completada de la siguiente forma:
a- En caso de resultar la fusión en una nueva sociedad, debe completarse, en todos los casos, una declaración ordinaria dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha efectiva de fusión, que será también la fecha de constitución de la nueva sociedad.
b- Al operar una fusión por absorción, y únicamente en el caso de que el capital social de la sociedad prevaleciente tenga un aumento, debe completarse una declaración extraordinaria dentro de los 15 días hábiles a la fecha efectiva de fusión.
- Desinscripción tributaria de sociedades absorbidas
Una vez inscrita la fusión ante el Registro Nacional, la sociedad o sociedades absorbidas cuentan con un plazo de un mes para tramitar la desincripción tributaria a través del sistema TRIBU-CR, indicando como fecha de finalización la fecha de inscripción de la fusión. La desinscripción debe tramitarse como un último paso, luego de presentadas las declaraciones de impuestos correspondientes que se encuentren pendientes al momento de la fusión. Transcurrido este mes, la Administración Tributaria modifica de oficio el estado tributario de las entidades absorbidas a “Desinscrito de oficio por fusión”, inactivando todas sus actividades económicas, agencias, sucursales y obligaciones tributarias.
Con los cambios implementados recientemente con el sistema TRIBU-CR, el sistema realiza una vinculación del usuario OVI del representante legal de la sociedad prevaleciente como autorizado especial de la sociedad o sociedades absorbidas, para el cumplimiento de deberes formales y materiales pendientes al momento de la fusión.
En caso de que, al vencer el plazo de un mes detallado anteriormente, se determine que existen actividades económicas, obligaciones tributarias, agencias, o sucursales aún activas en la sociedad o sociedades absorbidas, estas serán trasladadas a la entidad prevaleciente, con fecha de inicio de actividades del día de la fusión.
- Sustitución patronal
En caso de que la sociedad o sociedades absorbidas cuenten con empleados activos al momento de la fusión, operará, con respecto a ellos, una sustitución patronal, en los términos del artículo 37 del Código de Trabajo. Por consiguiente, la sociedad prevaleciente asume la totalidad de obligaciones laborales y de seguridad social del patrono sustituido (la sociedad absorbida), es decir, que deberá mantener todas las condiciones y antigüedad laborales de los empleados.
Para formalizar la sustitución patronal, debe excluirse a todos los empleados de la planilla de la sociedad o sociedades absorbidas ante la Caja Costarricense del Seguro Social y el Instituto Nacional de Seguros, ya sea en la fecha efectiva de la fusión o en la fecha de eficacia patronal de esta, de ser así escogido. Una vez excluidos de la planilla del patrono sustituido, deben ser ingresados a la planilla del patrono sustituto (sociedad prevaleciente). La sustitución patronal debe ser comunicada a los empleados, haciéndoles saber que la sociedad prevaleciente, como nuevo patrono, mantendrá la totalidad de condiciones laborales previamente pactadas. Asimismo, es recomendable: (i) notificar a la Caja Costarricense del Seguro Social sobre la operación de la fusión y la inactivación de la planilla de la sociedad o sociedades absorbidas, y (ii) actualizar los contratos de trabajo de los trabajadores trasladados, para reflejar su nuevo patrono.
Alternativamente, es posible recontratar a los empleados bajo nuevas condiciones laborales y reiniciando su antigüedad laboral, únicamente en el supuesto de que se dé por terminada su relación laboral con el patrono sustituido y se cancelen todos los extremos laborales de ley.
- Actualización de permisos y servicios públicos
De conformidad con la revisión de permisos y autorizaciones regulatorias de la sociedad o sociedades absorbidas, detalladas en el punto 1, anterior, corresponde a la sociedad prevaleciente de la fusión tramitar la actualización de dichos permisos, así como los servicios públicos asignados a las instalaciones de la sociedad o sociedades absorbidas:
a- En caso de que la operación de la sociedad o sociedades absorbidas no continúe en las instalaciones utilizadas de forma previa a la fusión, la sociedad prevaleciente debe tramitar: (i) la cancelación del permiso sanitario de funcionamiento y la patente comercial correspondientes a dicha ubicación, (ii) la actualización de titularidad de los permisos u autorizaciones adicionales que requiera mantener la sociedad prevaleciente, en virtud de la fusión; y (iii) la cancelación de los servicios públicos de la ubicación.
b- En caso de que la operación continúe en las instalaciones utilizadas de forma previa a la fusión, la sociedad prevaleciente deberá tramitar, como mínimo, la actualización del titular del permiso sanitario de funcionamiento, la patente comercial y los servicios públicos de la ubicación, para que, en virtud de la fusión, estos sean asignados a la sociedad prevaleciente.
- Actualización de titularidad de activos registrales
Si la sociedad o sociedades absorbidas cuentan con activos inscritos a su nombre ante el Registro Nacional (bienes muebles e inmuebles, propiedad intelectual, gravámenes, garantías mobiliarias, entre otros), la sociedad prevaleciente debe tramitar la actualización de su titularidad, una vez inscrita la fusión, en el tanto esta no es incluida de forma automática con la inscripción registral de la fusión.
En el caso específico de la actualización de titularidad de bienes muebles e inmuebles, el Registro Nacional, en atención a criterios de la Dirección General de Tributación, para completar la actualización de titularidad derivada de la fusión, requiere el pago de los impuestos, timbres y gastos registrales de traspaso, independientemente de si las sociedades involucradas en la fusión compartían el mismo accionista o cuotista.
- Actualización de cuentas bancarias y pólizas de seguro
En caso de que la sociedad o sociedades absorbidas cuenten con pólizas de seguro o cuentas bancarias activas al momento de la fusión, es recomendable para la sociedad prevaleciente de la fusión contactar a sus agentes de seguros o ejecutivos bancarios de cuenta, con el propósito de completar su cambio de titularidad o cierre, así como cualesquiera requerimientos de Conozca a Su Cliente de la sociedad prevaleciente.
La correcta ejecución de un proceso de fusión exige una planificación integral que considere no solo los requisitos legales y procedimentales, sino también los impactos operativos, fiscales, laborales y registrales que pueden surgir en cada etapa. Una coordinación adecuada entre las áreas involucradas y el cumplimiento riguroso de las obligaciones detalladas anteriormente permiten asegurar una transición eficiente y minimizar exposiciones o contingencias para las sociedades participantes. Por ello, resulta indispensable contar con asesoría especializada que acompañe el proceso desde su estructuración hasta su formalización e implementación.
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